Office Assistant - Exclusivo para PCD

Posted: Thursday, 14 August 2025
Valid Thru: Saturday, 13 September 2025
Index Requested on: 08/14/2025 08:00:25
Indexed on: 08/14/2025 08:00:25

Location: Sao Paulo, SP, , BR

Industry: Advertising and Public Relations
Occupational Category: 13-0000.00 - Business and Financial Operations
Type of Employment: FULL_TIME

Permanent, a division of Hermes, is hiring!

Description:

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Assistência e secretariado da Diretoria Geral
  • Coordenação eficiente da agenda: coordenar e organizar compromissos, reuniões e comitês de projeto com várias partes interessadas, otimizando as viagens da Diretoria;
  • Organização e preparação de reuniões do Comitê de Gestão: reserva de salas, coordenação de agendas, etc;
  • Fazer anotações, atas de reuniões e apresentações (quando houver necessidade).

Apoiar na organização de eventos internos
  • Participar da organização dos principais eventos da Gestão: seminários, encontros, reconhecimentos, eventos internos, etc;
  • Participante do comitê organizador de eventos como confraternização anual de natal e outras celebrações;
  • Organização de visitas internacionais: elaboração de agenda e qualquer logística que se fizer necessária.

Organização de viagens
  • Organização de viagens: planejamento em conjunto com as entidades/parceiros internos ou externos visitados, reserva de transporte (se necessário);
  • Coordenação das cotações de passagens e hospedagem junto a agência de viagens corporativa da Hermès;
  • Controle do orçamento de T& E (Travel & Expenses) da Diretoria Geral.

Coordenação administrativa e compras
  • Realização de cotações e abertura de pedidos de compra nos sistemas da Hermès;
  • Realização de cotações de gifts para fornecedores, bem como a organização e logística e formalização nos sistemas da Hermès;
  • Cadastro de fornecedores, pedidos de suprimentos da copa, mantimentos, material de escritório e outros materiais e ferramentas de trabalho;
  • Monitoramento das despesas do office, verificação das faturas, se estão corretamente cobradas e de acordo com a política do departamento financeiro.

Office Facilities
  • Apoio na manutenção do paisagismo do escritório;
  • Garantir a organização e bom funcionamento das salas de reunião e open space;
  • Acesso e manutenção do aplicativo de controle de acesso do condomínio corporativo.

Conformidade e conhecimento sobre os procedimentos internos
  • Apoiar no arquivamento de documentos relevantes do escritório/diretoria geral, seguido as regras internas de controle locais e do Grupo
  • Participante do comitê de Brigada de Incêndio do escritório


PERFIL
  • Muito organizado(a), rigoroso(a) e confiável, capaz de organizar seu trabalho de forma autônoma e de antecipar
  • Ágil, Orientado(a) para o serviço (clientes internos), com excelentes habilidades de comunicação
  • Excelentes habilidades interpessoais para lidar com uma variedade de contatos internos e externos
  • Proficiente no uso de Excel/Word/Power Point/Outlook e outras ferramentas digitais
  • Inglês fluente

Responsibilities:

Please review the job description.

Educational requirements:

  • high school

Desired Skills:

Please see the job description for required or recommended skills.

Benefits:

Please see the job description for benefits.

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