MISSION DU POSTE

Le/La responsable administration et comptabilité des fournisseurs joue un rôle clé dans la gestion des relations avec les fournisseurs (hors Groupe); avec un comptable fournisseur sous sa responsabilité, il/elle assure le bon fonctionnement du processus allant du support au démarrage des livraisons ou des prestations, au suivi et à la création de bons de commande, au rapprochement des factures et des bons de commande, la gestion de la contrathèque et la rationalisation des processus, transactions et délais de paiement sur la région.

Pour cela, il/elle collabore avec l'ensemble des départements du siège régional, les magasins et les fournisseurs.
Il s'agit d'une création de poste.

Ce poste comporte à la fois des tâches transactionnelles, de la gestion administrative de devis, contrats, etc, du support projet d'appel d'offres ou implémentation de nouveaux processus, des travaux de consolidation et de la rationalisation de processus via une démarche d'amélioration continue, du suivi des balances âgées

L'essentiel des tâches transactionnelles est réalisé par le comptable fournisseurs mais le/la responsable doit assurer la continuité du traitement en fonction du planning. Une grande polyvalence est donc intrinsèque à la mission.

RESPONSABILITES PRINCIPALES DU SERVICE ADMNISTRATION ET COMPTABILITE DES FOURNISSEURS

Gestion des bons commandes & rapprochement des factures

• Gestion de bons de commande et réceptions dans le respect des échéances financières
• Suivi et contrôle qualité des bons de commande et réception des autres utilisateurs
• Rapprochement des factures
• Mise en litige et suivi des litiges

Gestion des notes de frais

• Contrôles des notes de frais dans les outils selon les procédures
• Formation et assistance aux utilisateurs & voyageurs
• Archivage des documents

Respect des règles internes, normes et conformité

• Appliquer les règles de contrôle interne
• Garantir la bonne application des règles par les différents utilisateurs
• Former les parties prenantes

Gestion et suivi des fournisseurs

• Support au processus de sélection et d'évaluation des fournisseurs en équipe avec les opérationnels et la Direction
• Contrôles pré-contractualisation et support aux opérationnels pour la contractualisation
• Administration des obligations contractuelles: contrôle des licences, assurances
• Gestion de la contrathèque de la filiale
• Création des fournisseurs dans les systèmes et maintenance de la base de données
• Maintenir et améliorer les interactions notamment sur les sujets d'intégration comptable, de rationalisation des factures, d'amélioration des délais de paiement
• Support administratif à l'arrêt des collaborations
• Gestion des risques liés aux fournisseurs

Revue de processus, optimisation et déploiement de plans d'action

• Amélioration continue des processus en vue d'accroitre leur efficacité, leur qualité et leur rentabilité
• Cartographie et documentation
• Etude d'automatisation en équipe avec l'équipe comptabilité générale, l'équipe IT et le Groupe
• Mettre en place des plans d'action pour la résolution rapide des litiges et blocages, garantir la pérennité des relations

PROFIL RECHERCHE

Expérience

• Expérience en département administratif et financier d'environ 7 ans dans un environnement multisite et international
• Première expérience de management souhaitée

Compétences et savoir-être

• Niveau Master Finance ou Comptabilité
• Intérêt pour l'activité Retail et un environnement de travail multiculturel
• Polyvalence et rigueur
• Réflexion stratégique et compréhension détaillée des processus opérationnels
• Capacité de priorisation et/ou délégation
• Proactivité et réactivité, dans le respect des procédures et des échéances
• Résilience, esprit d'équipe et sens du service
• Négociation, Management & Leadership
• Appétence pour le travail cross-fonctionnel
• Excellentes capacités de communication à l'écrit comme à l'oral

Langues

• Français & Anglais: courant écrit et parlé
• Néerlandais ou une langue scandinave est un plus

A creator, artisan and seller of high-quality objects since 1837, Hermès is an independent, family-owned French house that employs nearly 20, 000 people worldwide. Driven by its permanent entrepreneurial spirit and consistently high standards, Hermès cultivates the freedom and autonomy of each individual through responsible management. The company perpetuates the transmission of exceptional know-how through strong territorial anchoring that respects people and resources. Sixteen artisanal métiers feed the creativity of the house, whose collections are presented in over 300 stores around the world.