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MISSIONS

Assurer l’assistance administrative et organisationnelle du Directeur et de ses équipes afin de contribuer à l’efficacité des actions menées par la Direction.

ACTIVITES PRINCIPALES

Par la maîtrise des logiciels spécifiques (Concur, eMarket Place, ICD, CRM, iMR, Docsouring…) et la connaissance des procédures opératoires internes et le respect du code de conduite de l’entreprise:

Assister et assurer le secrétariat du Directeur et de ses équipes

- Gérer l'agenda du Directeur et organiser ses déplacements.
- Coordonner les rendez-vous en interne et en externe.
- Traiter les notes de frais.
- Gérer les commandes auprès des fournisseurs, les contrats et suivre le règlement des factures ainsi que le classement des documents correspondants, selon les règles de l’entreprise.
- Coordonner et piloter le suivi du budget dans le respect du budget alloué en début d'année. (Collaboration avec le P2P, clôture annuelle)
- Assister l’onboarding des nouveaux collaborateurs de la Direction

Supporter l’activité des équipes en fonction des demandes spécifiques de la Direction marketing-ventes
- Accompagner l’équipe marketing dans la gestion du matériel promotionnel
- Gérer les indemnités RP mensuelles pour l‘équipe ventes

Coordination et organisation des reunions et des séminaires

- Organiser l’ensemble des réunions interne et externe de la Direction et des évènements spécifiques en relation avec des prestataires externes.
en particulier, participer à l’organisation des séminaires et des réunions de mi-cycle

- Collecter, organiser l’information pour les réunions de service.
- Assister aux réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus

Faciliter la diffusion de l ’information

- Assurer l’interface et la coordination entre les différents services
- Etablir un relationnel de qualité avec des interlocuteurs internes et externes variés
- Favoriser une collaboration efficace au sein la Direction

Être l'interlocutrice privilégiée des équipes concernant les outils d'entreprise (sensibilisation et accompagnement sur les nouveaux outils)

Formation générale:
Formation supérieure 1er cycle de type BTS, DUT

Expérience professionnelle:
Expérience professionnelle en assistanat confirmée

Compétences/ Connaissances indispensables:
Maitriser les tâches inhérentes à l'assistanat
Maitrise des principaux outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
Capacité à anticiper et à alerter
Confidentialité

Autonome dans son organisation et la gestion des priorités (savoir rechercher les informations nécessaires à sa mission)
Capacité d’analyse des tableaux de suivi et d’alerte en cas d’anomalies
Savoir communiquer et transmettre des informations (ex: formation d’un nouvel arrivant)
Réactivité et proactivité
Niveau d’anglais: Minimum intermédiaire attendu