Hermès Cuirs Précieux est une filiale d'Hermès, spécialisée dans la fabrication de cuirs d'exception. Reconnue pour le savoir-faire de ses 850 collaborateurs dans le tannage et la finition de peaux précieuses, Hcp construit et valorise plusieurs filières (exotique, veau, chèvre) lui permettant de s'assurer de la traçabilité et du bien-être animal. Hcp s'engage ainsi dans une transformation industrielle au service d'un très haut niveau de qualité et du respect de ses engagements RSE (sécurité, innocuité, eau & carbone) par la maîtrise accrue des procédés de transformation et d'optimisation de la matière (Tannerie 4.0). Rejoindre Hcp c'est s'inscrire dans une culture de l'innovation participative au sein de laquelle chacun peut agir, avoir de l'impact sur son environnement et trouver un sens à son travail.

Le poste est un CDI à pourvoir dès que possible et basé à Paris 17ème jusqu'en Septembre 2024 puis à Paris 9ème,

Missions clés

En tant qu'Office Manager, vous interagissez avec le Comité de Direction, les salariés du siège (65 personnes) ainsi que ponctuellement les tanneries du Pôle Hcp. Vous êtes rattaché(e) à l'Assistante du Directeur Général et vos missions principales sont d'assurer la gestion de l'environnement de travail des collaborateurs du siège, assurer le lien avec les sociétés de prestation externes, et accompagner le Codir dans la gestion administrative de ses sujets.

Description du poste

Cette liste est non limitative et pourra être complétée en fonction de l'actualité et des sujets du site

Gestion des bureaux et des liens avec l'extérieur (20%):

• Assurer l'accueil physique des candidats et prestataires externes
• Réceptionner le courrier postal, le trier et le distribuer
• Gérer l'expédition des colis (hors Fedex et UPS)
• Suivre, contrôler et donner les instructions aux sociétés externes (ménage et maintenance notamment) et être le point de contact auprès de l'accueil du bâtiment
• Assurer la bonne tenue des locaux en veillant à ce que tout soit à sa place et en quantité suffisante. Dans ce contexte:
• Préparer et remettre en ordre les salles (réunion et cafétéria)
• Gérer les commandes de fournitures de bureau pour les services
• Gérer les commandes de thé et café et organiser des déjeuners / petits-déjeuners équipe de façon ponctuelle
• Réceptionner les éventuels colis

Support administratif (60%)

• Accompagner le Comité de Direction dans l'organisation logistique de leurs séminaires et voyages complexes à l'international
• Envoyer les revues de presse numériques quotidiennement
• Réceptionner et scanner les factures fournisseurs reçues au siège, puis les transmettre aux personnes compétentes

Projets et évènements internes (20%):

• Mettre en place des process / outils en lien avec votre fonction, destinés à structurer ou maintenir un excellent niveau d'organisation (ex. stocks, fournitures, digitalisation des archivages etc.)
• Participer aux ateliers collaboratifs et être force de proposition pour améliorer le bien-être des collaborateurs et améliorer leur environnement de travail
• Participer à l'organisation logistique d'évènements internes

Qualités requises

• Vous faites preuve de rigueur, d'organisation, de dynamisme, vous aimez insuffler un état d'esprit positif, prendre soin des autres et créer du lien entre les équipes
• Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et d'adaptation. Vous communiquez d'ailleurs facilement, avec bienveillance et efficacité
• Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets variés. Vous ne craignez pas les imprévus et savez gérer les priorités
• Vous faites preuve de proactivité, prise d'initiative et d'autonomie dans vos missions

Profil recherché

• Vous disposez d'une expérience en Office Management / Administratif dans un environnement exigeant
• Vous maitrisez parfaitement les principaux outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Vous disposez d'une appétence pour la communication