CDI - Hôte(sse) d'accueil H/F

Posted: Wednesday, 12 March 2025
Valid Thru: Friday, 11 April 2025
Index Requested on: 03/12/2025 07:23:28
Indexed on: 03/12/2025 07:23:28

Location: PANTIN, 75, , FR

Industry: Advertising and Public Relations
Occupational Category: 13-0000.00 - Business and Financial Operations
Type of Employment: FULL_TIME

Hermes is hiring!

Description:

L'Espace Jean-Louis Dumas accueille quatre fois par an les Acheteurs du monde entier pour découvrir et acheter les Collections (Showroom et Previews).

Entre 2 collections, l'espace devient un lieu où sont organisés des événements internes (formations, séminaires, conférences ou autre).

Les missions:

Durant l'activité formations/événements internes:
  • Réception des demandes de disponibilités et analyser la faisabilité
  • Gestion du planning de réservations et diffusion aux équipes internes et externes (prestataires)
  • Mise à jour du fichier Excel sur le réseau partagé avec toutes les informations relatives à l'événement
  • Être en lien étroit avec le prestataire restauration (demandes de devis, contrôle des devis, suivi)
  • Possibilité d'aide aux finitions des mises en place (ex: galettes des chaises, )
  • Être en lien avec les équipes de sécurité EJLD (transmission des horaires des événements-listes des visiteurs, accès à la rue Intérieure pour le Comex)
  • Anticiper la signalétique des événements du lendemain (mise en place des chevaux en bois, inscription sur les tableaux en verre (accueil et restaurant)
  • Être en lien avec notre équipe Finances pour la création des bons de commande, refacturation (Transmission des devis, des informations de refacturation)

Durant les événements
  • Tout au long de la journée, rester vigilant(e) au bien-être des visiteurs,
  • Savoir répondre à toute demande (commande taxi, transport),
  • A la fin de chaque journée, être sûr(e) que tout est prêt pour le lendemain,
  • Inscrire les événements sur le tableau d'accueil et mettre en place la signalétique (accueil, espace occupé et restaurant).

Showroom / Preview

Sous la responsabilité de la Coordinatrice des Showroom/Previews
  • Accueil des acheteurs (clientèle internationale) et des visiteurs sur 2 sites,
  • Remise de badges, stickers, contremarques déjeuners, selon les listes d'accès communiquées,
  • Gestion des listes d'accès (mise à jour),
  • Gestion du vestiaire avec l'aide du prestataire en fonction du nombre de personnes attendues,
  • Comptabilisation quotidienne des déjeuners
  • Gérer les demandes/réservations de taxis, de restaurants
  • Gérer les réservations des salles de réunions
  • Coordination des bus avec le représentant de la société et la sécurité interne
  • Comptabilisation quotidienne des bus
  • Tout au long de la journée, rester vigilant au bien-être des visiteurs
  • Gestion de tout imprévu pouvant arriver lors d'un événement
  • Participation éventuelle aux soirées des Acheteurs

Missions entre les activités de l'espace Jean-Louis Dumas et le Showroom

Durant l'inactivité de l'espace et le montage des espaces Showroom, le titulaire se verra confier des missions transverses
  • Aide à l'activité Showroom (sourcing / achats divers)
  • Aide à l'organisation des évènements
  • Recueil des inscriptions auprès des RH
  • Mise à jour des listes

Profil recherché:
  • Autonome, avoir le sens des initiatives et des responsabilités
  • Avenant, faire preuve d'une grande aisance relationnelle et d'adaptabilité
  • Aimer travailler en équipe, partager les informations
  • Rigoureux
  • Flexible, polyvalent, proactif
  • Patience et diplomatie
  • Fortes qualités relationnelles: courtoisie, amabilité, sourire, résistance au stress et réactivité
  • Très bonne présentation
  • Expression orale parfaite
  • Maîtrise des outils du Pack office
  • Anglais courant - 3ème langue appréciée

Responsibilities:

Please review the job description.

Educational requirements:

  • high school

Desired Skills:

Please see the job description for required or recommended skills.

Benefits:

Please see the job description for benefits.

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