Assistant of Administrative Services and Operations

Responsibilities:

Responsible for performing administrative and operational activities for the Technical Operations Cluster, ensuring the updating of databases, contract management, support in technical processes, communication with internal and external clients, as well as meet deadlines and assure quality standards established by our organization.

Main tasks:

Organize and carry out administrative and operational activities.

Monitor and update management systems for Technical Operations.

Prepare service proposals for maintenance and material quotations.

Control and register maintenance service contracts.

Track contract/quotation renewals and expirations.

Place material requests for the team.

Plan and oversee work routines.

Communicate with internal and external teams and clients.

Qualifications:

Higher education in Management (preferred).

Previous experience in operations-related areas (preferred).

Advanced knowledge of Excel.

Knowledge of administrative tools and ERP/CRM systems

Proficiency in Spanish, French, and English.

Immediate availability.

Skills:

Organization, proactivity, collaborative.

Strong oral and written communication

Ability to manage multiple tasks and work under pressure

Assistente Administrativa de Serviços e Operações

Responsável por executar as atividades administrativas e operacionais do Cluster das Operações Técnicas, garantindo a atualização das bases de dados, a gestão de contratos, o suporte nos processos técnicos, o contacto com clientes internos e externos, bem como o cumprimento dos prazos e padrões de qualidade estabelecidos pela nossa organização

Principais tarefas:

Organizar e desenvolver atividades de carácter administrativas e operacionais

Monitorizar e atualizar os sistemas de gestão das Operações Técnicas

Elaborar propostas de prestação de serviços de manutenção e cotações de materiais

Realizar o controlo e registo dos contratos de prestação de serviços de manutenção

Acompanhar as renovações e vencimentos de contratos/cotações

Colocar pedidos de materiais da equipa

Planear e acompanhar as rotinas de trabalho

Comunicar com equipas e clientes internos e externos

Habilitações:

Ensino Superior na área da Gestão (preferencial)

Experiência anterior em áreas de operações (preferencial)

Conhecimento avançado de Excel

Conhecimentos em ferramentas administrativas e sistemas ERP/CRM

Conhecimento de línguas Espanhol, Francês, Inglês

Disponibilidade imediata

Competências:

Organização, proatividade, colaboração

Boa comunicação oral e escrita

Capacidade de gerir múltiplas tarefas e lidar com a pressão