GENERAL ROLE 전반적인 포지션 설명
he/she is responsible for the back-office management and consistent excellence of all back office customer services (Aftersales, Customer Requests, Reservations), for accurate till control procedures, and he/she supports the Store Management in the general administration of the store, in order to ensure smooth functioning and facilitate day-to-day operations. 매장 백오피스 업무 관리 및 백오피스 고객 서비스 (Aftersales, 고객 요청, 예약 ), 정확한 결제 관리를 담당하며, 매장의 전반적인 어드민 업무를 지원하여 매장이 원활하게 운영되도록 한다 .

MAJOR RESPONSIBILITIES 주업무:

1. Back Office Customer Service Management 백오피스 고객서비스 관리

• Management and follow-up of Customer Requests and reservations. 고객 요청 제품과 예약 건을 관리하고 후속 조치를 진행
• Product search: contacting other stores to request for transfers 제품 검색: 타 매장 연락 및 제품 이동에 대한 요청 진행
• Management and follow-up of after-sales process. Aftersales 프로세스에 대한 후속조치 및 관리
• Manage the full back-office cycle of Hermes Care files for all kinds of aftersales requests (local, to Bobigny, for all kind of products). Hermes Care 시스템에서 진행되는 모든 AS 관련 요청 ( 국내, 외로 발송되는 모든 제품 ) 및 전반적인 백오피스 업무 관리
• Preparing aftersales parcels to be handed over to the stock team for shipping. AS 제품을 Stock 팀에 인계하여 발송
• Interface with clients to validate quotations and keep them informed on status updates. 견적 전달 및 확정, 진행상황 업데이트를 위해 고객과 커뮤니케이션 진행
• Manage and supervise the work of internal leather artisan and/or tailor if any. 수선 내용 및 결과에 대한 장인 혹은 국내 수선 업체의 관리 및 후속조치 진행
• Manage services to customers (follow-up in relevant store IT tools, etc.). 고객 서비스와 관련된 IT 기기 업데이트 및 관리
• Be a real partner to sales team to optimize and simplify the back-office follow-up of those services. 백오피스 고객서비스 관련 업무 간소화 및 최적화, 효율성 향상을 위한 세일즈팀과의 협업

• Performance follow-up and continuous improvement on Customer Services. 고객서비스관련 업무의 지속적인 개선 및 후속 조치
• Be responsible for the business performance of all service-related operations. 서비스 관련 매장 성과 및 오퍼레이션 업무 관리
• Monitor conversion rates and average durations for reservations and customer requests. 구매전환율, 예약 및 고객 요청 처리 평균 소요시간 모니터링
• Monitor lead times at each relevant step of the aftersales & repair lifecycle. Aftersales 와 수선 각 단계의 처리 소요시간 모니터링
• Challenge the recourse to the customer request service by salespeople when relevant, in order to push sales for products available in store. 고객의 요청 제품 (CC) 에 대해서 가장 효율적인 방법을 제시하고, 세일즈 직원들이 올바른 방식으로 CC 를 활용할 수 있도록 독려 및 관리

2. Sales Administration 세일즈 사무 지원

• Review daily sales and monthly sales and check sales trend & specific changes. Daily Sales 및 Monthly sales 리뷰 및 특이사항과 판매 동향 체크
• Update My store control system. My store control 시스템 업데이트
• Update sales status of each SA and CRM events and data. 직원 별 세일즈 현황 및 매장 내 CRM 이벤트와 자료 업데이트
• Review daily tax-free documents, customer information card and check monthly closing 일자별 Tax-free. 서류, 고객 정보 카드 리뷰 및 월 마감 체크

3. Internal Control and procedures 내부 규정 및 절차 관리

• Till controls 결제 관리
• Be responsible for accurate till controls. 정확한 결제 관리 담당
• Review and comment all relevant reports related to till operations in the dedicated internal tool (discounts & forced prices, cancelled sales). 내부 시스템을 통한 결제 오퍼레이션과 관련된 리포트 리뷰와 특이 사항 체크 ( 할인, 가격조정, 구매 취소 )
• Stock Controls 재고 관리 지원
• Assist the stock team when needed in reviewing and correcting negative stocks or stock discrepancies 마이너스 재고 또는 재고 차이의 정정 및 리뷰가 필요할 때 재고관리팀 지원
• Compliance and knowledge on internal procedures 내부 규정 및 절차 숙지 및 준수
• Manage the store archiving for relevant documents, following the local and Group internal control rules. 국내 및 그룹 내부 규정 및 절차에 따른 매장 내 서류 보관 관리
• Support sales teams towards a perfectly accurate use of their digital tools (H-Pad) and be the store's key user on Service-related processes: train newcomers on processes & tools, communicate new features and/or procedures, support the team on any issue. 서비스 프로세스 관련 담당 및 디지털 기기 (H-Pad) 의 정확한 사용을 위한 세일즈 직원 지원: 프로세스와 기기에 대한 신입사원 교육, 새로운 기능, 절차, 또한 이슈가 있을 시 안내 및 지원
• Be responsible for the application of procedures related to internal control and health & safety. 내부 감사 기준, 보건과 안전과 관련된 절차를 매장 내 적용

4. Store Administration 매장 사무 지원 업무

• HR & Store Team Administration. 매장 사무 지원 및 인사 관리
• Manage the staff rotas to optimize sales floor coverage, taking into consideration overtime, paid leave, sick leave, accidents etc. 플로어의 세일즈 효율성 향상을 위한 월별 휴무 계획서 작성 및 스케줄 조정, 연장근로, 연차, 병가, 공가 등 관리
• Be responsible for part timer hiring process and payment. 매장 내 파트타이머 채용 절차 및 비용 관리
• Manage and / or organize internal communication: information dispatch, notes, organization chart or contact list updates, etc. 매장 내 오퍼레이션에 대한 유관 부서와의 소통을 포함한 내부 커뮤니케이션 담당: 정보 안내, 공지, 조직도 및 연락처 업데이트 등
• Store orders 매장 구매 지원
• Be responsible and supervise the allocation of staff uniforms: fitting, order, remittance, alterations, dry cleaning, spare uniforms. 유니폼 주문과 배분 관리: 피팅, 주문, 배송, 수선, 세탁, 여유분 보유 등
• Organize the supply of office stationeries, food & beverage and other relevant tools, coordinate with suppliers, control delivery and invoicing. 각종 사무 비품, 식음료, 기기 주문, 배송, 경비 처리 관리
• Follow-up general costs. 매장 경비 관리
• Maintenance & Security (depending on stores, this responsibility can also be assigned to the Stock Manager). 매장 보안 및 유지보수 관리 지원 ( 매장 별 상황에 따라 해당 업무는 재고관리 팀이 담당할 수 있음 )
• Be responsible for store day-to-day maintenance (lighting, cleaning, access, security...): coordinate with suppliers and Head Office, ensure timely interventions, control the quality. 매장 유지 보수 관리 지원 ( 조명, 미화, 출입 통제, 보안 ): 품질관리와 적재적소에 개입 및 조정을 위해 외부 업체, 본사와 협업
• Manage internal and external security agents. 내, 외부 보안 가드 관리
• Manage and coordinate with external agencies all operations related. 기타 오퍼레이션과 관련된 외부업체 관리 및 지원
• Support events planned by store or company level when needed. 매장 및 본사 행사 지원

PERFORMANCE INDICATORS 업무 평가 기준 :

• Relevant Service-related KPIs (lead times, turnover generated from services, conversion rates etc.). 서비스 관련 KPIs ( 처리 소요 시간, 서비스로부터 발생된 매출, 구매전환율 등 )
• Individual contribution to the efficiency and quality of store administration / operations. 매장 사무 지원 및 오퍼레이션 업무의 품질 및 효율성 향상에 대한 기여도
• Quality of relationship and partnership with the sales team and the stock team. 세일즈팀과 재고관리팀과의 관계와 협업의 질
• Quality of relationships with customers. 고객과의 관계

REQUIREMENTS & CAPABILITIES 자격요건 :

• Passionate about retail and luxury 리테일업계와 하이엔드브랜드에 대한 열정
• Significant previous experience in administrative / operations position, preferably in Retail environment 어드민 또는 오퍼레이션 업무 경력, 리테일 업계 경력 우대
• Very organized, rigorous and reliable, able to organize his/her work autonomously and to anticipate 체계적이며, 철저하고 신뢰할 수 있으며, 업무를 예측하며 독립적으로 처리할 수 있는 능력
• Service- and customer-oriented (internal and externa customers), with excellent communication skills
• Proficient with Excel / IT tools 엑셀 및 IT 기기 사용에 능숙
• Team player with strong communications skills 뛰어난 커뮤니케이션 스킬을 가진 팀플레이어
• Language requirements: fluency in Korean is mandatory 유창한 한국어 능력 필수